Mengurus izin tinggal tenaga kerja asing (TKA) sering terasa sederhana sampai satu dokumen terlewat. Tiba-tiba ITAS hampir habis, TKA harus dinas ke luar negeri, atau kantor pindah ke kota lain. Bagi HRD dan bagian GA, kesalahan kecil di urusan imigrasi bisa berujung denda overstay, TKA tertahan, bahkan kesulitan mengajukan izin baru di kemudian hari.
Artikel ini merangkum empat urusan izin tinggal yang paling sering ditangani perusahaan: perpanjangan ITAS, mutasi ITAS, EPO/ERP, dan SKTT. Kami susun dari pengalaman lapangan Tsubomi Link mendampingi pengurusan izin tinggal TKA di Surabaya dan Jawa Timur.
Catatan: aturan dan persyaratan teknis bisa berbeda antar kantor imigrasi (Kanim) dan bisa berubah sewaktu-waktu. Selalu cek ulang ke Kanim setempat atau konsultasikan sebelum mengajukan.
Apa Itu ITAS dan Kenapa Perlu Diperpanjang Tepat Waktu?
ITAS (Izin Tinggal Terbatas) adalah izin bagi warga negara asing untuk tinggal di Indonesia dalam jangka waktu tertentu, misalnya untuk bekerja. Sekarang, ITAS untuk TKA baru umumnya terbit otomatis bersama visa (e-ITAS) saat TKA masuk ke Indonesia. Jadi pekerjaan rumah perusahaan yang sebenarnya justru dimulai setelahnya: menjaga ITAS tetap aktif, datanya tetap benar, dan statusnya ditutup dengan benar saat TKA selesai bekerja.
Masa berlaku ITAS terbatas, sehingga harus diperpanjang sebelum habis. Jika terlambat, TKA bisa terkena denda overstay per hari dan proses berikutnya menjadi jauh lebih rumit.
Alur Perpanjangan ITAS TKA
Secara umum, perpanjangan ITAS kerja diajukan oleh perusahaan sebagai penjamin melalui portal evisa.imigrasi.go.id. Alurnya kira-kira seperti ini:
- Pastikan izin ketenagakerjaan sudah diperbarui. Untuk ITAS kerja, pengesahan RPTKA dan pembayaran DKPTKA di Kemnaker harus beres lebih dulu, karena datanya menjadi dasar perpanjangan.
- Siapkan dokumen. Umumnya: paspor yang masih berlaku cukup lama, e-ITAS lama, surat permohonan dan jaminan dari perusahaan, dokumen legalitas perusahaan, serta surat domisili atau SKTT jika diminta Kanim setempat.
- Ajukan permohonan online melalui akun penjamin di portal e-Visa, lalu bayar PNBP sesuai tagihan.
- Hadir untuk wawancara & biometrik. Sejak Mei 2025, perpanjangan ITAS mewajibkan TKA datang ke Kanim untuk wawancara dan foto serta pengambilan data sidik jari. Jadwalkan ini jauh hari, terutama jika TKA sering dinas.
- Terima e-ITAS baru yang dikirim secara elektronik setelah permohonan disetujui.
Tips waktu: mulai siapkan berkas 30–45 hari sebelum ITAS habis. Waktu ini cukup untuk mengantisipasi revisi dokumen, antrean biometrik, dan libur nasional.
Mutasi ITAS: Saat TKA Pindah Alamat atau Pindah Wilayah
Banyak perusahaan lupa bahwa alamat di ITAS harus sesuai dengan domisili TKA yang sebenarnya. Jika TKA pindah tempat tinggal, data di imigrasi wajib diperbarui. Menurut Ditjen Imigrasi, kewajiban ini berlaku bahkan jika pindahnya masih dalam wilayah kerja Kanim yang sama.
Jika pindah ke wilayah Kanim lain (misalnya dari Surabaya ke Pasuruan atau Gresik), prosesnya dua tahap:
- Mutasi keluar di Kanim wilayah domisili lama. Prosesnya umumnya sekitar 3 hari kerja.
- Mutasi masuk di Kanim wilayah domisili baru, dengan membawa dokumen dari Kanim lama, surat permohonan, surat jaminan, paspor, dan surat keterangan domisili.
Jangan lupa juga memperbarui SKTT di Dukcapil dan STM di kepolisian setelah alamat berubah. Selain pindah alamat, perubahan data lain seperti alih jabatan juga perlu dilaporkan supaya data TKA di imigrasi tetap sesuai kondisi sebenarnya.
EPO dan ERP: Menutup ITAS dengan Benar
Ini bagian yang paling sering terlewat, padahal dampaknya panjang.
EPO (Exit Permit Only) adalah izin keluar sekaligus penutupan ITAS. EPO wajib diurus ketika TKA:
- selesai bekerja dan meninggalkan Indonesia tanpa rencana kembali dengan ITAS yang sama,
- pindah ke perusahaan lain (penjamin baru), atau
- berganti jenis ITAS.
EPO diurus sebelum TKA berangkat. Setelah EPO terbit, TKA biasanya hanya punya waktu sekitar 7 hari untuk meninggalkan Indonesia, jadi jadwal tiket perlu disesuaikan.
ERP (Exit Re-entry Permit) menjadi jalan keluar jika TKA sudah terlanjur meninggalkan Indonesia tanpa menutup ITAS. Dokumen pendukungnya antara lain e-ITAS dan bukti cap keluar terakhir di paspor.
Kenapa harus repot? Karena satu orang asing hanya bisa punya satu penjamin aktif. Jika ITAS lama belum ditutup, TKA akan kesulitan mendapat ITAS baru, baik di perusahaan Anda maupun di perusahaan lain.
SKTT: Dokumen Kependudukan yang Sering Dianggap Sepele
SKTT (Surat Keterangan Tempat Tinggal) diterbitkan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil). Dokumen ini wajib bagi pemegang ITAS sebagai bukti TKA tercatat sebagai penduduk orang asing di kota tempat tinggalnya.
SKTT penting karena di sejumlah Kanim dokumen ini diminta saat perpanjangan ITAS. SKTT juga menjadi dasar NIK bagi orang asing yang dibutuhkan untuk berbagai layanan.
Persyaratannya berbeda di tiap kota, tetapi umumnya meliputi:
- fotokopi paspor dan e-ITAS,
- surat pernyataan atau permohonan dari perusahaan penjamin,
- surat keterangan domisili dan STM dari kepolisian (di beberapa daerah),
- pas foto sesuai ketentuan Dukcapil setempat.
Setiap kali TKA pindah alamat, SKTT juga harus diperbarui.
Kesalahan yang Paling Sering Terjadi
- Menunggu ITAS hampir habis baru mulai menyiapkan dokumen.
- Lupa jadwal biometrik karena TKA sedang dinas ke luar negeri.
- Alamat di ITAS tidak sesuai dengan tempat tinggal sebenarnya setelah TKA pindah.
- TKA resign lalu pulang tanpa EPO, sehingga ITAS masih tercatat aktif atas nama perusahaan.
- SKTT tidak diperbarui setelah perpanjangan atau pindah alamat.
Kapan Sebaiknya Dibantu Pihak Ketiga?
Jika perusahaan Anda hanya punya satu atau dua TKA, urusan ini mungkin bisa ditangani internal. Namun jika TKA lebih banyak, jadwal perpanjangan saling berdekatan, atau tim HRD sudah penuh dengan pekerjaan lain, pendampingan biro jasa bisa menghemat waktu bolak-balik ke Kanim, Dukcapil, dan kepolisian.
Tsubomi Link membantu pengurusan perpanjangan dan mutasi ITAS, EPO, ERP, SKTT, dan izin tinggal lainnya untuk TKA dari berbagai negara, dengan tim lapangan yang terbiasa berkoordinasi dengan Kanim di Surabaya (Juanda & Tj. Perak). Kami juga melayani terjemahan dan interpreter bahasa Jepang, Mandarin dan Inggris jika TKA Anda membutuhkannya.
Konsultasi awal gratis. Hubungi WhatsApp 0819-3107-7711 (Senin–Jumat, 09.00–16.00 WIB).
FAQ
Idealnya mulai siapkan berkas 30–45 hari sebelumnya, agar ada waktu untuk revisi dokumen dan jadwal biometrik.
Ya. Sejak Mei 2025, perpanjangan ITAS mewajibkan kehadiran untuk pengambilan data biometrik.
EPO diurus sebelum TKA meninggalkan Indonesia untuk menutup ITAS. ERP dipakai jika TKA sudah terlanjur keluar tanpa menutup ITAS.
Perlu. Perubahan alamat tetap harus dilaporkan meskipun masih dalam wilayah kerja kantor imigrasi yang sama.