Lulus ujian dan sudah dapat perusahaan di Jepang bukan berarti urusan selesai. Banyak keberangkatan mundur karena hal yang terlihat sepele: nama di paspor berbeda dengan KTP, foto tidak sesuai standar, atau dokumen kurang satu lembar. Konsulat Jepang bisa menolak atau menunda permohonan visa yang tidak lengkap.
Artikel ini membahas dokumen yang perlu disiapkan untuk visa kerja (SSW/Tokutei Ginou), visa magang (Ginou Jisshu), dan visa pelajar ke Jepang. Termasuk aturan baru skrining TBC (JPETS) yang mulai berlaku untuk WNI akhir 2026. Belum yakin jalur mana yang cocok? Baca dulu perbedaan jalur Magang/Ginou Jisshu dan TG/SSW.
Dua Tahap Besar: COE Dulu, Baru Visa
Hampir semua visa jangka menengah dan panjang ke Jepang melewati dua tahap.
- COE (Certificate of Eligibility). Diajukan di Jepang oleh pihak penerima, yaitu perusahaan, lembaga penerima magang, atau sekolah. COE membuktikan bahwa imigrasi Jepang sudah menyetujui status tinggal Anda.
- Visa. Setelah COE terbit, Anda mengajukan visa di Indonesia melalui Japan Visa Application Centre (JVAC) atau Kedutaan/Konsulat Jepang sesuai wilayah KTP Anda. Misalnya, pemohon dengan KTP di wilayah Konsulat Jenderal Jepang di Surabaya mengajukan di JVAC Surabaya.
Artinya, sebagian dokumen Anda dikirim ke Jepang untuk COE, dan sebagian lagi diserahkan di Indonesia untuk visa. Keduanya harus konsisten satu sama lain.
Dokumen Umum untuk Pengajuan Visa
Berikut dokumen dasar yang umumnya diminta untuk visa dengan COE:
- Paspor asli yang masih berlaku dan punya halaman kosong.
- Formulir permohonan visa yang ditandatangani langsung oleh pemohon dengan pena. Tanda tangan scan atau elektronik tidak diterima.
- Pas foto berwarna ukuran 4,5 × 3,5 cm, diambil dalam 6 bulan terakhir, latar putih polos.
- Fotokopi KTP sesuai wilayah yurisdiksi.
- COE asli, fotokopi, atau cetakan COE digital.
- Dokumen tambahan sesuai jenis visa (lihat bagian berikutnya).
- Surat kuasa jika pengajuan diwakilkan oleh agen perjalanan terdaftar.
Jika nama di paspor dan KTP berbeda, siapkan dokumen pendukung seperti akta kelahiran yang mencantumkan nama tersebut. Ini salah satu penyebab penundaan yang paling sering kami temui.
Dokumen Tambahan per Jenis Visa
Visa SSW (Tokutei Ginou). Selain dokumen umum, Konsulat juga meminta cetakan E-KTKLN sebagai bukti pekerja migran tercatat di sistem pemerintah Indonesia.
Visa magang (Ginou Jisshu). Dokumen biasanya disiapkan bersama lembaga pengirim resmi. Perlu dicatat, Jepang akan mengganti program magang ini dengan sistem Ikusei Shuro mulai 1 April 2027. Peserta yang berangkat sebelum tanggal itu umumnya masih memakai aturan lama, jadi pastikan ke lembaga Anda skema mana yang dipakai.
Visa pelajar (Ryuugaku). Sekolah bahasa atau kampus di Jepang yang mengajukan COE. Dokumen yang biasa diminta antara lain ijazah dan transkrip, sertifikat bahasa Jepang, serta bukti kemampuan finansial penjamin. Banyak dokumen ini harus diterjemahkan ke bahasa Jepang atau Inggris.
Aturan Baru: Skrining TBC (JPETS) untuk WNI
Ini perubahan penting yang wajib diketahui semua calon pekerja, pemagang, dan pelajar.
Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang (MHLW) menetapkan Japan Pre-Entry Tuberculosis Screening (JPETS) untuk warga negara Indonesia yang akan tinggal di Jepang lebih dari 90 hari. Jadwal yang diumumkan:
| Tahap | Tanggal |
|---|---|
| Skrining mulai bisa dilakukan di klinik yang ditunjuk | 2 November 2026 |
| Sertifikat bebas TBC wajib dilampirkan | 4 Januari 2027 |
Pemohon harus menjalani pemeriksaan, termasuk rontgen dada, di klinik yang ditunjuk pemerintah Jepang. Jika tidak ditemukan TBC aktif, klinik menerbitkan TB Clearance Certificate yang umumnya berlaku 180 hari sejak tanggal rontgen. Biaya skrining ditanggung pemohon.
Tips: jangan skrining terlalu awal. Jika sertifikat kedaluwarsa sebelum COE diajukan, Anda harus mengulang pemeriksaan. Koordinasikan jadwal skrining dengan jadwal pengajuan COE dari pihak Jepang. Daftar klinik dan detail terbaru bisa dicek di situs resmi JPETS.
Kesalahan yang Membuat Visa Tertunda
- Nama atau tanggal lahir berbeda antara paspor, KTP, ijazah, dan COE.
- Foto tidak sesuai ukuran atau latar.
- Formulir ditandatangani dengan tanda tangan scan atau berbeda dengan paspor.
- Mengajukan di JVAC yang bukan wilayah KTP.
- Membeli tiket pesawat sebelum visa terbit. Proses visa memakan minimal sekitar 5 hari kerja dan bisa lebih lama jika konsulat meminta dokumen tambahan.
- Menyerahkan dokumen yang tidak benar. Konsulat menegaskan hal ini bisa berujung penolakan visa.
Bagaimana Tsubomi Link Membantu?
Tsubomi Link membantu pemeriksaan dan penyiapan berkas visa ke Jepang, baik untuk perorangan maupun lembaga yang mengirim banyak peserta. Tim kami terbiasa memeriksa kelengkapan dokumen visa magang dan keberangkatan kerja, sehingga ketidaksesuaian data bisa ditemukan sebelum berkas diserahkan.
Kami juga melayani terjemahan dokumen bahasa Jepang, termasuk terjemahan tersumpah untuk ijazah, akta, dan dokumen pendukung lainnya.
Konsultasi awal gratis. Kirim pertanyaan Anda via WhatsApp 0819-3107-7711 (Senin–Jumat, 09.00–16.00 WIB).
FAQ
COE adalah sertifikat kelayakan dari imigrasi Jepang. COE diajukan oleh pihak penerima di Jepang, seperti perusahaan atau sekolah.
Minimal sekitar 5 hari kerja sejak berkas diterima, dan bisa lebih lama jika diperlukan pemeriksaan tambahan.
Ya, untuk tinggal lebih dari 90 hari. Skrining dimulai 2 November 2026 dan sertifikatnya wajib dilampirkan mulai 4 Januari 2027.
Masih, sampai diganti sistem Ikusei Shuro mulai 1 April 2027.